E-Mail ohne Microsoft – die Exchange-Alternative
Ein eigener Mailserver mit Webmail, Kalender und Kontakten – ohne Exchange-Lizenzen und ohne Abo. Ich migriere alle Postfächer und betreibe den Server auf Wunsch für Sie.
Warum jetzt handeln?
- Exchange 2016 und 2019 sind ausgelaufenSeit dem 14. Oktober 2025 gibt es für Exchange Server 2016 und 2019 keine Sicherheitsupdates mehr. Der Nachfolger Exchange Server SE setzt ein laufendes Abo bzw. Software Assurance voraus.
- Ein beliebtes AngriffszielSelbst betriebene Exchange-Server waren in den letzten Jahren wiederholt Ziel großflächiger Angriffe, etwa über die ProxyLogon-Lücken 2021.
- Exchange Online kostet pro PostfachDer Umzug in die Microsoft-Cloud bedeutet dauerhafte Kosten pro Postfach – und Ihre E-Mails liegen bei einem US-Konzern.
Was sich für Sie ändert
Ich setze für Sie einen eigenen Mailserver auf Basis von mailcow auf: E-Mail, Kalender, Kontakte und Webmail in einem System, mit integriertem Spam- und Virenschutz.
Smartphones synchronisieren wie gewohnt, auf dem Desktop arbeiten Sie mit einem E-Mail-Programm Ihrer Wahl. Für Umsteiger von Outlook empfehle ich eM Client – den E-Mail-Client, mit dem ich als Partner zusammenarbeite.
Zu jedem Mailserver gehört bei mir ein Mailarchiv mit mailpiler: Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch archiviert und bleiben durchsuchbar – auch wenn ein Postfach gelöscht wird.
Für Unternehmen empfehle ich die Support-Subskription direkt vom Hersteller The Infrastructure Company: Unterstützung durch die Entwickler selbst – und ein Beitrag zur Weiterentwicklung von mailcow.
mailcow betreibe ich bereits für mehrere Kunden. Mein Wissen dazu gebe ich auch in einem eigenen Kurs an Administratoren weiter – Sie profitieren von dieser Praxis.
In vier Schritten zum Ziel
Erstanalyse
Wie viele Postfächer, welche Domains, welche Abhängigkeiten? Danach kennen Sie Aufwand und Ablauf.
Konzept
Serverstandort, Domains, Archivierung und die passenden Programme für Ihre Mitarbeitenden.
Migration
Die Postfächer werden im Hintergrund übertragen. Die eigentliche Umstellung ist kurz und wird mit Ihnen terminiert.
Betrieb
Auf Wunsch übernehme ich Monitoring, Updates und Backups des Mailservers. Grundgebühr je nach Umfang, Eingriffe nach Aufwand.
Was Sie davon haben
- Keine Exchange-Lizenzen, kein Abo pro Postfach
- Ihre E-Mails liegen auf einem Server Ihrer Wahl
- Webmail, Kalender und Kontakte in einem System – mit Mailarchiv
- Betrieb durch jemanden, der mailcow täglich einsetzt und schult
So wird abgerechnet
Kennenlernen
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich: Ihre Ausgangslage, Ihre Ziele – und ob wir zusammenpassen.
Erstanalyse
Für ein klar umrissenes Vorhaben: eine bezahlte Stunde mit Einschätzung und Empfehlung, bei Auftrag eine Stunde gutgeschrieben. Größere Vorhaben starten mit einer Bestandsaufnahme nach Aufwand.
Umsetzung nach Aufwand
Jede Umgebung ist anders – deshalb gibt es keine Paketpreise mit Risikoaufschlag. Abgerechnet wird der tatsächliche Aufwand, nachvollziehbar dokumentiert.
Betrieb (optional)
Betriebsverantwortung mit Monitoring, Updates und Backups für eine monatliche Grundgebühr, die mit Ihrer Umgebung skaliert. Eingriffe nach Aufwand.
Mehr dazu →So sieht das bei Kunden aus
Lohnt sich das für Ihr Unternehmen?
Das klären wir zuerst in einem kostenlosen Kennenlernen – mit einer ehrlichen Einschätzung, auch wenn sie „nein“ lautet. Für die genaue Bestandsaufnahme folgt dann die Erstanalyse.
Fragen, die mir oft gestellt werden
Können wir Outlook weiter benutzen?
E-Mails lassen sich auch mit Outlook abrufen. Für den vollen Funktionsumfang mit Kalendern und Kontakten empfehle ich eM Client, der Outlook-Nutzern schnell vertraut ist.
Brauchen wir dafür einen Business-Internetanschluss?
Nein. Ihr Mailserver kann im Haus stehen und muss nicht direkt aus dem Internet erreichbar sein: Ein- und ausgehende E-Mails laufen über mein Mail-Gateway. So funktioniert ein eigener Mailserver auch an einem gewöhnlichen Internetanschluss, wie ihn viele kleine Betriebe haben.
Was passiert mit unseren alten E-Mails?
Alle Postfächer werden samt Ordnerstruktur übertragen. Kalender und Kontakte werden ebenfalls übernommen.
Müssen wir E-Mails archivieren?
Geschäftliche E-Mails unterliegen in Deutschland gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Deshalb richte ich bei jedem Mailserver ein Mailarchiv mit mailpiler ein, das alle E-Mails automatisch speichert und durchsuchbar hält.
Gibt es für mailcow Support vom Hersteller?
Ja. The Infrastructure Company, die Firma hinter mailcow, bietet Support-Subskriptionen an, die Sie direkt beim Hersteller buchen können. Für Unternehmen empfehle ich das – es sichert Hilfe durch die Entwickler und unterstützt die Weiterentwicklung.
Wie sicher ist ein eigener Mailserver?
So sicher wie sein Betrieb. Deshalb gehören Updates, Monitoring und Backups dazu – auf Wunsch übernehme ich das im Rahmen meines Betriebsservice.
Technische Basis
- mailcow
- SOGo
- Rspamd
- ClamAV
- Proxmox Mail Gateway
- mailpiler (Community Edition)
- eM Client
- Debian Linux
Das Wissen dazu gebe ich auch als Kurs weiter
Alle Kurse lassen sich auch nachträglich buchen: Sie erhalten Aufzeichnung und Material sofort und nehmen am nächsten Live-Termin kostenfrei teil. Termine von cloudistboese.de, Stand 30.10.2026.
Open Source aus meiner Praxis
Diese Werkzeuge habe ich für genau solche Projekte entwickelt – öffentlich und für jeden nachprüfbar.